Microsoft biedt krachtige services binnen Microsoft 365, maar een uitgebreide back-up van jouw Microsoft 365-gegevens hoort daar niet bij. Veel organisaties hebben te maken gehad met verlies van gegevens in Microsoft 365 – van eenvoudige gebruikersfouten tot aanzienlijke beveiligingsrisico’s.
1. Bepaalde industrieën hebben een strengere regelgeving Als jouw organisatie deel uitmaakt van een van de industrieën met een strengere regelgeving, zoals finance, gezondheidszorg en juridische dienstverlening, dan heb je extra voorschriften en vereisten die verder gaan dan de standaard back-up oplossing. Bijvoorbeeld NEN 7510 en GDPR, die ervoor zorgen dat organisaties een aantal jaren een complete administratie moeten hebben met betrekking tot e-mails, bestanden en andere gegevens. Omdat een Microsoft 365 back-up maar een bepaalde tijd is opgeslagen is het niet waarschijnlijk dat je als organisatie kunt voldoen aan deze regelgeving. Er zijn wel extra opties beschikbaar vanuit Microsoft 365 zelf, maar deze zijn vaak duurder en lastiger in gebruik dan andere oplossingen.
2. Ransomware/Phishing In een nieuwe wereld waar hackers steeds vaker een aanval inzetten is dataverlies voor veel organisaties een reële dreiging. Vooral de eenvoudige gebruiker is vaker slachtoffer van een Phishing mail waarbij gebruikersnaam en wachtwoord uit handen wordt gegeven. Standaard heeft Microsoft 365 geen volledige back-up die jouw data maanden of jaren terug kan halen. Alleen back-up oplossingen die hier speciaal voor zijn gemaakt, kunnen deze taak snel en gemakkelijk uitvoeren.
3. Outlook heeft geen back-up van mails ouder dan 30 dagen oh ja? Outlook slaat geen verwijderde e-mails op die ouder zijn dan 30 dagen. Daarnaast merken we dat gebruikers vaak oude e-mails verwijderen om ruimte te maken. Daardoor ontstaat het risico dat bepaalde e-mails gewoon niet meer kunnen worden teruggevonden. En die zouden belangrijk kunnen zijn voor wettelijke of reglementaire naleving op het moment dat de organisatie een audit krijgt.
4. Geen email > Geen werk Het is voor een moderne organisatie niet meer voor te stellen dat ze zonder hun data zitten. Als je nagaat hoeveel data jouw organisatie in de laatste maand heeft aangemaakt, hoe lang zou het duren voordat je weer verder kunt als je deze gegevens ineens kwijt zou zijn? Daarom is een goede back-up oplossing niet alleen een ingebouwde garantie voor jouw gegevens, maar vooral voor continuïteit van jouw organisatie.